Les remboursements effectués dans le cadre d’un compte de dépenses mieux-être sont généralement considérés comme un revenu d’emploi imposable.
Seuls les montants réellement remboursés sont ajoutés au revenu imposable.
Les employeurs sont responsables de ce qui suit :
Inscrire les remboursements imposables dans la paie
Calculer les retenues à la source et les cotisations de l’employeur applicables
Déclarer les bons montants sur les feuillets fiscaux de fin d’année des employés
Pour les programmes LSA imposables, la colonne « Remboursé » de la section « Rapports » indique le montant réellement remboursé à chaque employé.
Utilisez ce montant pour les calculs de paie et les déclarations fiscales. N’utilisez pas l’allocation ni le solde restant de l’employé.
Les rapports Tedy peuvent également être envoyés automatiquement, par exemple toutes les deux semaines, afin de correspondre au calendrier de paie de l’employeur. Pour les configurer, utilisez l’option « Rapports automatisés » située en haut à droite de la section « Rapports ».
Les employeurs peuvent gérer les avantages imposables de différentes façons.
Programmez l’envoi automatique d’un rapport Tedy selon la fréquence de la paie, par exemple toutes les deux semaines. Ajoutez ensuite le montant exact remboursé à chaque employé à la paie suivante.
Cette option :
Utilise les remboursements réels plutôt que des estimations
Aligne les retenues sur le moment où les avantages sont reçus
Évite les ajustements importants en fin d’année
Estimez le montant annuel des remboursements imposables de chaque employé et répartissez-le entre les paies prévues.
Comparez régulièrement, puis en fin d’année, les montants estimés aux remboursements réellement effectués dans Tedy et apportez les ajustements requis.
Cette option permet des retenues plus prévisibles, mais les employés peuvent utiliser plus ou moins que le montant estimé. Le montant final déclaré doit toujours correspondre aux remboursements réels.
Certains employeurs accumulent les remboursements imposables et les traitent moins fréquemment ou vers la fin de l’année.
Cette approche réduit le nombre d’ajustements dans la paie, mais elle peut entraîner une retenue importante sur l’une des dernières paies de l’employé.
Les avantages imposables devraient généralement être ajoutés au revenu pendant la période de paie applicable ou au moment où ils sont reçus. Avant d’utiliser cette méthode, l’employeur devrait la confirmer avec son fournisseur de services de paie ou son équipe comptable.
Lorsque Tedy rembourse directement les employés, l’employeur doit tout de même inscrire le montant imposable dans la paie.
Utilisez les rapports Tedy pour ajouter l’avantage imposable sans verser une deuxième fois le remboursement à l’employé. Le fournisseur de services de paie de l’employeur pourra confirmer la configuration appropriée.
Lorsque l’option « Exporter vers la paie » est sélectionnée, les employés sont remboursés par l’intermédiaire de la paie de l’employeur.
L’employeur devrait demander à son équipe de paie ou de comptabilité de créer un code d’avantage imposable distinct et de l’associer au fichier d’exportation Tedy. Cela permet de s’assurer que les remboursements exportés sont correctement versés, imposés et déclarés.
Déclarez les remboursements imposables réels, et non les allocations, les soldes inutilisés ou les remboursements non imposables.
Case 14 : Revenus d’emploi
Autres renseignements, code 40 : Autres allocations et avantages imposables
Un autre code T4 peut s’appliquer à certains avantages précis.
Les employés du Québec reçoivent généralement un T4 et un relevé 1.
Pour la plupart des remboursements liés à un LSA :
Case A : Revenus d’emploi
Case L : Autres avantages
Une autre case du relevé 1 peut s’appliquer selon la nature de l’avantage.
Avant de produire les feuillets fiscaux, ou lorsqu’un employé quitte l’entreprise, l’employeur devrait :
Comparer les données de paie aux remboursements imposables réels dans Tedy
Corriger tout écart entre les montants estimés et réels
Confirmer que toutes les retenues et cotisations de l’employeur ont été calculées
Vérifier que les montants finaux figurent correctement sur le T4 et, s’il y a lieu, le relevé 1 de l’employé
Pour obtenir des conseils adaptés à votre configuration, consultez votre fournisseur de services de paie, votre équipe comptable ou un fiscaliste.
Ressources officielles :
