Lorsque vous configurez un programme, vous choisissez le montant accordé aux employés, les catégories de dépenses admissibles et la date à partir de laquelle les employés peuvent réclamer leurs dépenses.
Ces allocations déterminent les montants que les employés peuvent réclamer. Vous n’avez pas à les payer à l’avance.
Lorsqu’un employé soumet une dépense admissible et que sa réclamation est approuvée, le remboursement est traité et votre organisation est facturée pour le montant utilisé.
Par exemple, si vous accordez une allocation de 500 $ à un employé et qu’une réclamation de 100 $ est approuvée :
Votre organisation est facturée 100 $.
L’employé dispose encore de 400 $ à réclamer.
Les 400 $ restants seront facturés uniquement s’ils sont utilisés pour des réclamations approuvées.
Pour le suivi des dépenses des employés, le montant à considérer est celui des remboursements réellement versés, plutôt que le total des allocations accordées.